Fachlicher Kontext

Inhalt

  1. Übersicht

  2. Initiale Synchronisation

  3. Kontinuierliche Synchronisation

  4. Markierung eines 116117 Termins in der Abrechnung

Übersicht

Die vorliegende Schnittstelle dient der Terminsynchronisation mit den Systemen des 116117 Terminservices. Um die Synchronität sicherzustellen, können alle Ressourcen abgerufen werden, die einer Praxis / medizinischen Einrichtung zugeordnet sind, für die das TVS authentifiziert ist. Darüber hinaus bietet diese Schnittstelle noch weitere Funktionalitäten wie bspw. das Melden von freien Terminslots an den 116117 Terminservice und die Verwaltung von Terminprofilen.

Die Schnittstelle verfolgt damit folgende Ziele:

  • Freie Terminslots sollen möglichst einfach an den 116117 Terminservice übermittelt werden können.

  • Der Status von Ressourcen soll möglichst einfach mit dem 116117 Terminservice synchronisiert werden können.

  • Die Terminverwaltung soll über ein einziges System möglich sein: dem eigenen TVS. Eine Pflege der Termine in einem anderen System soll dadurch entfallen.


Die einzelnen Endpunkte der Schnittstelle sind so konzipiert, dass nach einer ersten Konfiguration durch die Ärzte freie Terminslots mit wenigen Klicks bereitgestellt werden können. Nach dem Bereitstellen der Terminslots kann die weitere Verarbeitung und Synchronisation aller benötigten Ressourcen komplett automatisch erfolgen.


Initiale Synchronisation

Die initiale Synchronisation dient dazu, entweder initial oder nach längerer Zeit (bspw. aufgrund von Betriebsferien) alle für eine Praxis / medizinische Einrichtung relevanten Ressourcen bzw. Daten abzurufen. Hierzu zählen die in der Praxis / medizinischen Einrichtung tätigen Ärzte sowie Terminprofile, Terminslots und Terminbuchungen, die dieser Praxis / medizinischen Einrichtung zugeordnet sind. Darüber hinaus müssen auch alle PractitionerRoles abgerufen werden, die der Praxis / medizinischen Einrichtung zugeordnet sind. (Details hierzu sind auf der Seite Profil: PractitionerRole zu finden.)

Dazu muss das TVS eine Anfrage auf die jeweiligen Ressourcen für die im TVS hinterlegte Praxis / medizinische Einrichtung an den 116117 Terminservice stellen. Dies kann als untergeordneter Prozess implementiert werden, sodass die Synchronisation im Hintergrund passiert und den alltäglichen Betrieb des Systems nicht negativ beeinflusst. Die Anfrage des TVS wird dann vom 116117 Terminservice validiert. Nach erfolgreicher Validierung erfolgt eine Bereitstellung der angefragten Ressourcen in der zurückgegebenen Antwort. Sollte die Validierung nicht erfolgreich sein, wird ein Fehler mit einer entsprechenden Meldung zurückgegeben.

Für die initiale Synchronisation müssen auch Daten abgerufen werden, die sich eventuell seit Jahren nicht geändert haben und daher nicht bei der kontinuierlichen Synchronisation übertragen werden. Ein Beispiel hierfür sind Ärzte, die vor vielen Jahren in den 116117 Terminservice importiert wurden und deren Stammdaten sich seitdem nicht geändert haben.


Die folgende Grafik veranschaulicht den Ablauf der initialen Synchronisation mit dem 116117 Terminservice:

Terminsynchronisationsschnittstelle-Initiale_Synchronisation


Auf den folgenden Seiten finden sich nähere Informationen zu den Ressourcen, die bei der initialen Synchronisation abgerufen werden müssen:

Auf den folgenden Seiten finden sich weitere Details zu den Abrufen der einzelnen Ressourcen:


Kontinuierliche Synchronisation

Nach der initialen Synchronisation sollte das TVS in regelmäßigen Abständen alle Änderungen vom 116117 Terminservice abrufen. Für diesen Anwendungsfall wurde ein Provenance-Profil definiert, welches eine Änderung an einer Ressource (Arzt, Terminprofil, Terminslot oder Terminbuchung) abbildet. Das bedeutet, dass für die kontinuierliche Synchronisation nur eine Abfrage der Provenance-Ressourcen notwendig ist. Das TVS kann anschließend die zurückgegebenen Ressourcen verarbeiten und weiß dadurch, welche Ressourcen neu angelegt, geändert oder gelöscht wurden.

Der Abstand zwischen den automatisierten Abrufen kann beliebig gewählt werden, darf jedoch 5 Minuten nicht unterschreiten. Ein häufigeres Abrufen der Provenance-Ressourcen (bspw. durch einen manuellen Abruf) ist nicht erlaubt. Wird der aktuelle Status einer Ressource benötigt, bevor der nächste automatisierte Abruf der Provenance-Ressourcen geschieht, muss die gewünschte Ressource direkt abgerufen werden. Details zum Abrufen einzelner Ressourcen finden sich auf den jeweiligen Seiten unter Operationen und Interaktionen.


Die folgende Grafik veranschaulicht den Ablauf der kontinuierlichen Synchronisation:

Terminsynchronisationsschnittstelle-Aenderungen_abrufen


Nähere Informationen zur Provenance-Ressource sind unter Profil: Änderung (Provenance) zu finden.

Weitere Details zum Abruf der Provenance-Ressourcen sind unter Änderungen abrufen (Provenance Search) zu finden.


Bitte beachten: Die kontinuierliche Synchronisation mit dem 116117 Terminservice ermöglicht keine 100% synchrone Datenhaltung zwischen dem TVS und dem 116117 Terminservice. So kann es bspw. vorkommen, dass ein Terminslot kurz nach dem letzten Abruf der Provenance-Ressourcen durch ein Fremdsystem gebucht wurde. Dieser Terminslot wird im TVS jedoch so lange als frei angezeigt, bis der nächste Abruf der Provenance-Ressourcen erfolgt. Versucht das TVS diesen vermeintlich freien Terminslot in der Zwischenzeit zu buchen oder zu löschen, wird der 116117 Terminservice einen Fehler zurückgeben, um das TVS darüber zu informieren, dass der Terminslot bereits gebucht wurde. (Gebuchte Terminslots dürfen nicht gelöscht werden. Möchte das TVS einen solchen Terminslot dennoch löschen, muss das TVS die zugehörige Terminbuchung zunächst absagen.)


Buchung eines Terminslots durch den 116117 Terminservice

Die folgende Grafik veranschaulicht, wie ein Terminslot über den 116117 Terminservice gebucht wird und wie sich das TVS im Anschluss mit dem 116117 Terminservice synchronisiert. Durch die Synchronisierung, also dem Abrufen aller Änderungen, bekommt das TVS vom 116117 Terminservice den geänderten Terminslot und die neu erstellte Terminbuchung.

Terminsynchronisationsschnittstelle-Termin_buchen_116117


Bitte beachten: Wenn ein Terminslot über den 116117 Terminservice gebucht wird, übernimmt der 116117 Terminservice die Kommunikation mit dem Patienten. Diese beinhaltet die Buchungsbestätigung (mit der Information, wann und wo der Termin stattfinden wird) und eine Terminerinnerung kurz vor dem Stattfinden des Termins sowie ggf. die Information über eine Absage des Termins durch die Praxis. Für solche Termine muss daher KEINE Kommunikation mit dem Patienten durch das TVS erfolgen.


Buchung eines Terminslots durch das TVS

Die folgende Grafik veranschaulicht ein mögliches Szenario, wie das TVS einen Terminslot bucht und diese Information an den 116117 Terminservice übermittelt:

Terminsynchronisationsschnittstelle-Termin_buchen_TVS

In diesem Szenario wird ein Terminslot im 116117 Terminservice und auf der Homepage der Praxis angeboten. Ein Patient möchte den Terminslot auf der Homepage der Praxis buchen. Das TVS registriert die Buchungsanfrage des Patienten und muss nun dem 116117 Terminservice mitteilen, dass der gewünschte Terminslot den Status gebucht bekommen soll. Der 116117 Terminservice validiert den Request und prüft, ob der Terminslot in der Zwischenzeit (seit dem letzten Abruf aller Änderungen) bereits gebucht wurde. Wenn der Request valide und der Terminslot nach wie vor frei ist, gibt der 116117 Terminservice eine positive Antwort zurück. Ist der Request nicht valide oder der Terminslot bereits gebucht worden, kommt eine entsprechende Fehlermeldung als Antwort zurück.

Nähere Informationen hierzu sind auf der Seite Operation: Status eines Terminslots aktualisieren zu finden.


Bitte beachten: Erfolgt die Buchung durch das TVS, muss das TVS auch die Kommunikation mit dem Patienten (bspw. Buchungsbestätigung und ggf. Terminabsage) übernehmen.


Absage einer Terminbuchung durch das TVS

Die folgende Grafik veranschaulicht ein mögliches Szenario, wie das TVS eine bestehende Terminbuchung absagt und diese Information an den 116117 Terminservice übermittelt:

Terminsynchronisationsschnittstelle-Termin_absagen

In diesem Szenario wurde der Terminslot im 116117 Terminservice und auf der Homepage der Praxis angeboten. Ein Patient hat den Terminslot auf der Homepage der Praxis gebucht und möchte diesen nun wieder absagen. Das TVS registriert die Terminabsage des Patienten und muss nun dem 116117 Terminservice mitteilen, dass die Terminbuchung durch den Patienten abgesagt wurde. Der 116117 Terminservice validiert anschließend den Request. Ist diese Validierung erfolgreich, gibt der 116117 Terminservice eine positive Antwort zurück und ändert den Status des zur Terminbuchung gehörenden Terminslots automatisch auf frei. Dadurch steht der Terminslot direkt wieder für die Terminbuchung zur Verfügung. Ist die Validierung nicht erfolgreich, kommt eine entsprechende Fehlermeldung als Antwort zurück.

Bitte beachten: Erfolgt eine Terminabsage im Namen der Praxis / medizinischen Einrichtung, wird der Status des zugehörigen Terminslots vom 116117 Terminservice auf blockiert gesetzt.

Nähere Informationen hierzu sind auf der Seite Operation: Terminbuchung absagen zu finden.


Löschung eines Terminslots durch das TVS

Die folgende Grafik veranschaulicht, wie das TVS einen Terminslot löscht und diese Information an den 116117 Terminservice übermittelt:

Terminsynchronisationsschnittstelle-Termin_loeschen

Schickt das TVS eine Anfrage zum Löschen eines Terminslots an den 116117 Terminservice, validiert der 116117 Terminservice den Request des TVS und prüft, ob der Terminslot in der Zwischenzeit (seit dem letzten Abruf aller Änderungen) gebucht wurde. Wenn der Request valide ist und der Terminslot noch nicht gebucht wurde, gibt der 116117 Terminservice eine positive Antwort zurück und markiert den Terminslot als gelöscht. Das bedeutet, der Terminslot ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht endgültig gelöscht, kann über die Terminsuche des 116117 Terminservices jedoch nicht mehr gefunden und auch nicht gebucht oder anderweitig verändert werden. (Dieses Vorgehen ist notwendig, damit der 116117 Terminservice beim Abruf der Änderungen auch die Information an das TVS zurückgeben kann, welche Terminslots gelöscht wurden.) Ist der Request nicht valide oder der Terminslot bereits gebucht worden, kommt eine entsprechende Fehlermeldung als Antwort zurück.

Nähere Informationen hierzu sind auf der Seite Terminslot löschen (Slot Delete) zu finden.


Markierung eines 116117 Termins in der Abrechnung

Der erweiterte Bewertungsausschuss nach § 87 Absatz 4 SGB V hat in seiner 79. Sitzung am 14. Dezember 2022 eine Änderung des einheitlichen Bewertungsmaßstabes (EBM) beschlossen. Basierend auf diesem Beschluss, müssen Praxen Termine, welche durch den 116117 Terminservice vermittelt wurden, entsprechend in der Abrechnung markieren.


Die folgende Tabelle beschreibt, wie die übermittelten Terminbuchungen einer Vermittlungs- bzw. Kontaktart im KVDT (Kassenärztliche Vereinigung-Datentransfer) zugeordnet werden können:

Vermittlungs- / Kontaktart im KVDT Mapping (fachlich) Mapping (technisch)
1 TSS-Terminfall Alle Termine, die über den 116117 Terminservice gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.extension:gebuchtDurch das Coding für TSS (Terminservicestellen) oder Patient (Patient) aus dem ValueSet Appointment_Booked_By enthalten.
2 TSS-Akutfall Alle Terminbuchungen, die mit der Dringlichkeit akut gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.priority.extension:gebuchteDringlichkeit das Coding für 709122007 (As soon as possible) aus dem ValueSet Urgency enthalten.
3 HA-Vermittlungsfall Alle Terminbuchungen, die durch einen Hausarzt gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.extension:gebuchtDurch das Coding HA (Hausarzt/-ärztin) aus dem ValueSet Appointment_Booked_By enthalten.
4 Offene Sprechstunde Kein Mapping vorhanden, da dies aktuell nicht durch den 116117 Terminservice angeboten wird.
6 TSS-Routine-Termin Alle Terminbuchungen, die mit der Dringlichkeit nicht dringend gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.priority.extension:gebuchteDringlichkeit das Coding für 50811001 (Routine) aus dem ValueSet Urgency enthalten.

Weiterführende Informationen zur Terminvermittlung und zur Abrechnung sind auf der Webseite der KBV unter Terminvermittlung zu finden.