Verwendung der Schnittstelle

Inhalt

  1. Einleitung

  2. Allgemeine Informationen

  3. Synchronisation zwischen dem TVS und dem 116117 Terminservice

  4. Notwendige Einstellungen im TVS

  5. Lebenslauf eines Termins

  6. Markierung eines 116117 Termins in der Abrechnung

Einleitung

Der 116117 Terminservice soll gezielt Patienten nach § 75 Absatz 1a SGB V unterstützen, die auf anderem Wege keinen Termin finden können. Er richtet sich insbesondere an dringende Fälle, bei denen bspw. eine direkte Kontaktaufnahme mit Praxen, Empfehlungen durch den Hausarzt oder die Suche über Internetportale erfolglos geblieben sind. Ziel ist es nicht, möglichst viele Termine zu vermitteln, sondern gezielt die Versorgung in dringenden Fällen sicherzustellen und so die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) bei der Erfüllung Ihrer gesetzlichen Aufträge zu unterstützen. Zudem übernimmt der 116117 Terminservice eine Vermittlung von akuten Fällen, nachdem ein Patient eine Ersteinschätzung durch SmED (Strukturierte medizinische Ersteinschätzung in Deutschland) durchlaufen hat.

Um dies zu tun, benötigt der 116117 Terminservice freie Terminslots von den niedergelassenen Ärzten der KVen, welche die Patienten in den oben beschriebenen Fällen buchen können.

Die Schnittstelle Terminsynchronisation – TVS dient dazu, dies den Praxen mit möglichst wenig manuellem Aufwand und ohne Pflege von parallelen Systemen zu ermöglichen.

Die einzelnen Endpunkte der Schnittstelle sind so konzipiert, dass nach einer ersten Konfiguration durch die Ärzte freie Terminslots mit wenigen Klicks bereitgestellt werden können. Nach dem Bereitstellen der Terminslots kann die weitere Verarbeitung und Synchronisation der Terminslots und -buchungen komplett automatisch erfolgen.

Um die Verwendung der Schnittstelle und die Integration in das bestehende System zu vereinfachen, wird hier ein mögliches Szenario von der initialen Synchronisation und dem Anlegen von Terminslots bis hin zu dem Zeitpunkt beschrieben, an dem der Termin stattgefunden hat.

Dies hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Jeder TVS-Hersteller muss selbstständig prüfen, wie die Einbettung in das bestehende System am besten umgesetzt werden kann.


Allgemeine Informationen

Push oder Poll?

Aus Sicherheitsgründen ist in der Telematikinfrastruktur (TI) nur der Zugriff von Clients auf die Server zugelassen. Der Server-initiierte Zugriff auf Client-Systeme ist jedoch unterbunden. Das bedeutet, dass der 116117 Terminservice nicht von sich aus Daten an ein TVS schicken darf. Aus diesem Grund ist ein Push-Mechanismus zur ad-hoc-Übertragung von Termininformationen nicht möglich. Dies gilt auch für den Fall, dass wichtige Ressourcen geändert, gelöscht oder neu erstellt wurden, die der Praxis / medizinischen Einrichtung zugeordnet sind, in der das TVS betrieben wird. Daher muss das TVS einen Polling-Mechanismus implementieren, um regelmäßig die Daten vom 116117 Terminservice abzurufen.

Nähere Informationen zur TI sind auf der Webseite des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zu finden.

Nähere Informationen zum Polling sind bspw. auf Wikipedia unter Polling (Informatik) zu finden.


Haupt- und Nebenbetriebsstätten

In Deutschland ist es möglich, dass mehrere Praxen bspw. als überörtliche Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) miteinander verbunden sind. Dabei dient eine Praxis als Hauptbetriebstätte und weitere Praxen als Nebenbetriebsstätten. Alle Praxen zusammen bilden einen Praxisverbund. In der vorliegenden Schnittstelle ist es möglich, von jeder Praxis aus dem Praxisverbund auf die Daten einer anderen zuzugreifen. Dadurch kann bspw. in einer Nebenbetriebsstätte die Terminplanung für den gesammten Praxisverbund durchgeführt werden.

Welche Praxen miteinander verbunden sind, ist in den Stammdaten der KVen hinterlegt. Der 116117 Terminservice bekommt diese Daten regelmäßig über den Stammdatenimport.

Beispielhaft veranschaulicht, bedeutet dies für die vorliegende Schnittstelle Folgendes:

  • Es existiert ein Praxisverbund mit drei Praxen: Praxis A ist die Hauptbetriebsstätte, Praxen B und C sind Nebenbetriebsstätten.

  • Wenn die Authentifizierung mittels SMC-B von einer der drei Praxen durchgeführt wird, bekommt der Nutzer Zugriff auf alle drei Praxen.

  • Wenn bspw. nur die Daten von Praxis B abgerufen werden sollen, muss das TVS bei der Kommunikation mit den Systemen des 116117 Terminservices immer die BSNR der Praxis B mitgeben.

  • Wird der optionale Wert BSNR nicht mitgegeben, werden alle Ressourcen der Praxen A, B und C zurückgegeben.


Synchronisation zwischen dem TVS und dem 116117 Terminservice

Initiale Synchronisation

Wenn das TVS einer Praxis / medizinischen Einrichtung zum ersten Mal die Schnittstelle Terminsynchronisation – TVS anspricht, muss mit dem Start des zugehörigen Moduls im Hintergrund eine initiale Synchronisation der Daten stattfinden. Dies kann als untergeordneter Prozess implementiert werden, sodass die Synchronisation den alltäglichen Betrieb des Systems nicht negativ beeinflusst.

Folgende Ressourcen müssen bei der initialen Synchronisation abgerufen werden:

  • Ärzte
  • Information, welche Ärzte in welcher Praxis arbeiten (PractitionerRole)
  • Terminprofile
  • Terminbuchungen
  • Freie (ungebuchte) Terminslots

Beim Abrufen der Ärzte, PractitionerRoles und Terminprofile sind die übertragenen Datenmengen in der Regel gering. Beim Abrufen der Terminslot und -buchungen sind hingegen auch größere Datenmengen möglich. Dies hängt vor allem davon ab, wie aktiv eine Praxis / medizinische Einrichtung den 116117 Terminservice bisher genutzt hat. Hat die Praxis / medizinische Einrichtung in der Vergangenheit viele Terminslots an den 116117 Terminservice gemeldet, ist die Wahrscheinlichkeit entsprechend höher, dass beim Abruf der Terminslots und -buchungen für diese Praxis / medizinische Einrichtung mehr Daten zurückkommen.

Für die initiale synchronisation müssen auch Daten abgerufen werden, die sich eventuell seit Jahren nicht geändert haben und daher nicht bei der kontinuierlichen Synchronisation übertragen werden. Ein Beispiel hierfür sind Ärzte, die vor vielen Jahren in den 116117 Terminservice importiert wurden und deren Stammdaten sich seitdem nicht geändert haben.

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Ressourcen näher erläutert.


Terminslots

Es wird empfohlen, dass eine Praxis / medizinische Einrichtung, sobald sie die vorliegende Schnittstelle nutzt, keine Terminslots mehr direkt in der Terminverwaltung des 116117 Terminservice eingestellt werden. Sattdessen sollten die Terminslots nur im TVS eingestellt und anschließend mit dem 116117 Terminservice synchronisiert werden.

Bei der initialen Synchronisation kann es vorkommen, dass der 116117 Terminservice Terminslots an das TVS zurückgibt, die das TVS entweder gar nicht kennt oder bereits im eigenen System gespeichert hat. Voraussetzung hierfür ist, dass die Praxis / medizinische Einrichtung bereits VOR der Nutzung der hier beschriebenenen Schnittstelle Terminslots an den 116117 Terminservice gemeldet hat. Wurden diese gemeldeten Terminslots...

  • ... auch im eigenen TVS gespeichert, gibt es diese Terminslots quasi doppelt: einmal im TVS selbst und einmal im 116117 Terminservice.

  • ... nur im eigenen TVS, aber nicht im 116117 Terminservice gelöscht, sind diese Terminslots dem TVS nicht (mehr) bekannt.


Werden bei der initialen Synchronisation Terminslots zurückgegeben, sollte das TVS den Nutzer in geeigneter Form darüber informieren, dass er die gefundenen Terminslots prüfen und pro Terminslot eine der folgenden Optionen auswählen soll:

  • Der gefundene Terminslot soll aus dem 116117 Terminservice gelöscht werden, wenn dieser dort gar nicht mehr zur Terminbuchung zur Verfügung stehen soll.

  • Der gefundene Terminslot soll aus dem 116117 Terminservice gelöscht und der äquivalente Terminslot aus dem eigenen System anschließend erneut an den 116117 Terminservice übertragen werden. (Dies ist hilfreich, wenn der Terminslot im eigenen TVS geändert wurde und diese Änderungen an den 116117 Terminservice übermittelt werden sollen.)

  • Der äquivalente Terminslot im eigenen TVS soll eine Markierung o.ä. erhalten, um zu signalisieren, dass es sich dabei um einen Terminslot handelt, der über den 116117 Terminservice gebucht werden kann. (Dies ist hilfreich, wenn der Terminslot im eigenen TVS identisch mit dem aus dem 116117 Terminservice ist. Technisch gesehen, sollte hier eine Verknüpfung zwischen dem Terminslot im TVS und dem Terminslot aus dem 116117 Terminservice vorgenommen werden.)


Dadurch soll verhindert werden, dass...

  • ... Patienten über den 116117 Terminservice Terminslots buchen, die die Praxis / medizinische Einrichtung nicht mehr anbietet oder bereits anderweitig vergeben hat.

  • ... die Praxis / medizinische Einrichtung versehentlich Terminslots über das eigene TVS bucht oder löscht (ohne dies dem 116117 Terminservice zu melden), die zuvor bereits über den 116117 Terminservice gebucht wurden.

  • ... die Praxis / medizinische Einrichtung eine Terminbuchung nicht mitbekommt, da der Terminslot im eigenen TVS nicht mit dem Terminslot aus dem 116117 Terminservice verknüpft ist und daher noch als frei angezeigt wird.


Terminbuchungen

Äquivalent zu den Terminslots müssen bei der initalen Synchronisation alle Terminbuchungen aus dem 116117 Terminservice abgerufen werden, damit sowohl alle aktuellen Terminbuchungen als auch alle Absagen von Terminbuchungen im TVS hinterlegt werden können. Auch dies dient der Verhinderung von Doppelbuchungen sowie der Information der Praxis / medizinischen Einrichtungen, dass im Falle einer Terminabsage ein Terminslot wieder buchbar ist.


Ärzte

Durch die KVen erhält der 116117 Terminservice regelmäßig die Stammdaten aller Ärzte. Diese Daten umfassen Arztnummer (ANR), Name, Geschlecht, Leistungsmerkmale sowie Fremdpsrachen, die ein Arzt beherrscht. Bei der initialen Synchronisation ist es wichtig, auch die Ärzte abzurufen, um diese Informationen im TVS hinterlegen und später bei dem Erstellen von Terminprofilen und Terminslots nutzen zu können.


PractitionerRole

Ein Terminprofil (und damit auch ein Terminslot) muss entweder einer Praxis / medizinischen Einrichtung oder einem konkreten Arzt einer Praxis / medizinischen Einrichtung zugeordnet sein. Diese Zuordnung wird in FHIR über eine PractitionerRole abgebildet. Daher muss ein TVS bei der initialen Synchronisation auch alle PractitionerRoles abrufen, um beim Anlegen von Terminprofilen die korrekte PractitionerRole angeben zu können.

Die Information, welche Ärzte in welchen Praxen / medizinischen Einrichtungen beschäftigt sind, erhält der 116117 Terminservice regelmäßig von den KVen.


Terminprofile


Kontinuierliche Synchronisation


Notwendige Einstellungen im TVS

Initiale Konfiguration


Anlegen und Bearbeiten von Terminprofilen


Lebenslauf eines Termins

Anlegen von Terminslots


Löschen von Terminslots


Blockieren von Terminslots


Freigeben von Terminslots


Buchen eines Terminslots im 116117 Terminservice


Buchen eines Terminslots im TVS


Absagen einer Terminbuchung


Melden, dass der Patient (nicht) erschienen ist


Markierung eines 116117 Termins in der Abrechnung

Der erweiterte Bewertungsausschuss nach § 87 Absatz 4 SGB V hat in seiner 79. Sitzung am 14. Dezember 2022 eine Änderung des einheitlichen Bewertungsmaßstabes (EBM) beschlossen. Basierend auf diesem Beschluss, müssen Praxen Termine, welche durch den 116117 Terminservice vermittelt wurden, entsprechend in der Abrechnung markieren.


Die folgende Tabelle beschreibt, wie die übermittelten Terminbuchungen einer Vermittlungs- bzw. Kontaktart im KVDT (Kassenärztliche Vereinigung-Datentransfer) zugeordnet werden können:

Vermittlungs- / Kontaktart im KVDT Mapping (fachlich) Mapping (technisch)
1 TSS-Terminfall Alle Termine, die über den 116117 Terminservice gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.extension:gebuchtDurch das Coding für TSS (Terminservicestellen) oder Patient (Patient) aus dem ValueSet Appointment_Booked_By enthalten.
2 TSS-Akutfall Alle Terminbuchungen, die mit der Dringlichkeit akut gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.priority.extension:gebuchteDringlichkeit das Coding für 709122007 (As soon as possible) aus dem ValueSet Urgency enthalten.
3 HA-Vermittlungsfall Alle Terminbuchungen, die durch einen Hausarzt gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.extension:gebuchtDurch das Coding HA (Hausarzt/-ärztin) aus dem ValueSet Appointment_Booked_By enthalten.
4 Offene Sprechstunde Kein Mapping vorhanden, da dies aktuell nicht durch den 116117 Terminservice angeboten wird.
6 TSS-Routine-Termin Alle Terminbuchungen, die mit der Dringlichkeit nicht dringend gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.priority.extension:gebuchteDringlichkeit das Coding für 50811001 (Routine) aus dem ValueSet Urgency enthalten.

Weiterführende Informationen zur Terminvermittlung und zur Abrechnung sind auf der Webseite der KBV unter Terminvermittlung zu finden.