Fachlicher Kontext

Übersicht

Mit der vorliegenden Spezifikation wird die Kommunikation zwischen dem 116117 Terminservice der Kassenärztlichen Vereinigungen und Software-Systemen von überweisenden Ärzten bzw. Psychotherapeuten (Praxisverwaltungssysteme) beschrieben. Den Nutzern der letztgenannten Systeme, in der Regel Ärzte und Psychotherapeuten, wird damit das Anfordern von Vermittlungscodes und das direkte Aufbringen dieser auf Überweisungen (Muster 6) bzw. Vermittlungen zu einem Psychotherapeuten (PTV11) direkt aus deren Software-System heraus ermöglicht.


Gesetzliche Grundlage

Der § 370a Absatz 1 SGB V definiert:

Im Rahmen ihrer Aufgaben nach § 75 Absatz 1a Satz 16 betreibt die Kassenärztliche Bundesvereinigung zur Vermittlung von Behandlungsterminen bei einem Leistungserbringer nach § 95 Absatz 1 Satz 1 einschließlich von Terminen über telemedizinische Leistungen an Versicherte und zur Unterstützung der Versorgung der Versicherten mit telemedizinischen Leistungen ein elektronisches System.

und weiter heißt es im Absatz 1a Punkt 5:

Bereitstellung einer Schnittstelle für die Integration der Funktionalitäten [...] in informationstechnische Systeme in der vertragsärztlichen Versorgung.

Der Gesetzgeber hat weiterhin im § 75 Absatz 1a SGB V festgelegt, dass für die Vermittlung von Behandlungsterminen bei einem Facharzt, mit Ausnahme von Behandlungsterminen bei einem Augenarzt oder einem Frauenarzt, eine Überweisung vorliegen muss, wenn der 116117 Terminservice zum Buchen eines zeitnahen Termins (Wartezeit auf einen Behandlungstermin darf vier Wochen nicht überschreiten) genutzt wird.

Daraus ergibt sich, dass das Vorliegen einer Überweisung und ggfs. der Dringlichkeit im Buchungsprozess so nachzuweisen ist, dass beides elektronisch und telefonisch geprüft werden kann. Hierfür wurde ein Vermittlungscode definiert, der ausschließlich vom 116117 Terminservice-Server eindeutig erzeugt wird und jederzeit durch das System verifiziert werden kann.

Um diesen Vermittlungscode direkt aus einem informationstechnischen System (Software-System) heraus abzurufen, wurde die kv.digital GmbH durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung beauftragt, eine entsprechende Schnittstelle zu spezifizieren und bereitzustellen.


Workflow

Das folgende Workflow-Diagramm zeigt den Prozess zum Abrufen eines Vermittlungscodes.

Hierbei existieren zwei Prozessteilnehmer: der Überweiser und der 116117 Terminservice. Der Überweiser bedient ein Software-System, das in der Legende als Praxisverwaltungssystem bezeichnet ist und im Workflow-Diagramm in orange dargestellt wird. D.h., alle Prozessschritte, die orange hinterlegt sind, werden durch das Software-System des Überweisers ausgeführt. Die anderen Schritte in türkis werden von den Systemen des 116117 Terminservice durchgeführt.


Legende

◼ 116117 Terminservice

◼ Praxisverwaltungssystem

● Start

◉ Ende

Das Praxisverwaltungssystem schickt einen HTTP-Request an den Server des 116117 Terminservice. Die mitgesendeten Parameter spezifizieren die Leistung sowie den überweisenden Arzt und den Patienten, für den die Vermittlung angefragt wird.

Die Anfrage wird vom 116117 Terminservice validiert. Bei erfolgreicher Validierung wird ein Antwort an das Praxisverwaltungssystem zurückgegeben, welche den Vermittlungscode und die URL enthält, welche auf dem Überweisungsträger aufgebracht werden muss.

Bei fehlender Authentifizierung oder Übermittlung invalider Parameter wird eine Fehlermeldung zurückgesendet, die den Fehler ausweist.

Nähere Informationen zum Abruf des Vermittlungscodes sind im Abschnitt Operation: Vermittlungscode anfordern und im Abschnitt Verwendung der Schnittstelle zu finden.


Vermittlungscode

Gesetzliche Grundlage

Gesetzlich Krankenversicherte haben einen Anspruch auf eine Terminvermittlung durch den 116117 Terminservice, der in § 75 Absatz 1a SGB V geregelt ist:

Der Sicherstellungsauftrag nach Absatz 1 umfasst auch die angemessene und zeitnahe Zurverfügungstellung der vertragsärztlichen Versorgung. [...] Für die Vermittlung von Behandlungsterminen bei einem Facharzt muss mit Ausnahme

  1. von Behandlungsterminen bei einem Augenarzt oder einem Frauenarzt,

  2. der Fälle, in denen bei einer zuvor erfolgten Inanspruchnahme eines Krankenhauses zur ambulanten Notfallbehandlung die Ersteinschätzung auf der Grundlage der nach § 120 Absatz 3b zu beschließenden Vorgaben einen ärztlichen Behandlungsbedarf, nicht jedoch eine sofortige Behandlungsnotwendigkeit ergeben hat, und

  3. der Vermittlung in Akutfällen nach Satz 3 Nummer 4

eine Überweisung vorliegen; eine Überweisung muss auch in den Fällen des Satzes 11 Nummer 2 vorliegen.


Einleitung

Der gesetzliche Anspruch auf eine Terminvermittlung wird durch den 116117 Terminservice mittels eines Vermittlungscodes geprüft. Dieser Vermittlungscode wird vom 116117 Terminservice pro Vermittlungsfall erstellt. Nur mit einem Vermittlungscode können Versicherte im 116117 Terminservice Termine suchen und buchen.

Ein Vermittlungscode wird bei überweisungspflichtigen Fachgruppen vom überweisenden Arzt erstellt und auf dem Überweisungsschein aufgebracht. Ebenso wird ein Vermittlungscode bei bestimmten Leistungen innerhalb einer psychotherapeutischen Behandlung auf das PTV11 aufgebracht.

Bei überweisungsfreien Fachgruppen wird der Vermittlungscode im ersten Schritt der Terminsuche vom 116117 Terminservice erstellt.


Vermittlungscode als Business-Identifier

Der Vermittlungscode selbst ist eine 12-stellige alphanumerische Zeichenfolge, die eine Überweisung an einen Facharzt oder eine Vermittlung zum Psychotherapeuten eindeutig identifiziert und für das direkte Aufbringen auf die Überweisungen (Muster 6 und PTV11) verwendet wird. Als Zeichen erlaubt sind alle Großbuchstaben (A-Z) und Zahlen (0-9) mit folgenden Ausnahmen, da diese Zeichen aufgrund der großen optischen Ähnlichkeit schnell miteinander verwechselt werden können: O und 0, I und 1 sowie E und 3

Zur besseren Lesbarkeit wird der Vermittlungscode an der 4. und 8. Stelle mit einem Bindestrich getrennt (Bsp.: XN6P-F4HP-Z5KX).

Im Laufe des Prozesses werden weitere Teilinformationen zur Überweisung an einen Facharzt oder zur Vermittlung zum Psychotherapeuten hinzugefügt:

  • Praxis und überweisender Arzt bzw. Psychotherapeut
  • eine oder mehrere gesuchte ärztliche Leistungsmerkmale
  • eine Dringlichkeit für die Überweisung (oder implizit der Vermittlung zum Psychotherapeuten) und damit der Terminsuche, wodurch der maximale Suchzeitraum festgelegt ist
  • Daten des Patienten, für den die Überweisung / Vermittlung ausgestellt wurde

Dringlichkeit eines Vermittlungscodes

Die Dringlichkeit beschreibt keine medizinische Dringlichkeit sondern repräsentiert den Zeitraum, in welchem ein Termin stattfinden sollte:


FHIR-Wert Bezeichnung im 116117 Terminservice Frist für die Vermittlung
asap akut 24 Stunden
urgent dringend 2 Wochen bei psychotherapeutischen Akutsprechstunden, ansonsten 5 Wochen
routine nicht dringend 24 Wochen

Über die vorliegende Schnittstelle können nur Vermittlungscodes mit der Dringlichkeit dringend oder nicht dringend angefordert werden.


Abbildung in FHIR

Der Vermittlungscode wird in FHIR über ein Profil basierend auf Identifier (siehe Identifier-Profil) abgebildet.

Überweisender Arzt bzw. Psychotherapeut, ärztliche Leistungsmerkmale und Dringlichkeit sind Eingabeparameter für die Operation Vermittlungscode anfordern.