Fachlicher Kontext

Übersicht

Die vorliegenden Ressourcen dienen der Terminsynchronisation mit den Systemen des 116117 Terminservice. Um die Synchronität sicherzustellen, können alle Ressourcen abgerufen werden, die einer Praxis / medizinischen Einrichtung zugeordnet sind, für die das TVS authentifiziert ist. Darüber hinaus können sowohl freie Terminslots an den 116117 Terminservice gemeldet werden, um diese für die Buchung durch andere Systeme verfügbar zu machen, als auch bestehende Terminprofile, Terminslots und -buchungen verwaltet werden.

Zu diesem Zweck spricht ein TVS die Systeme des 116117 Terminservice an, um eine der genannten Aktionen durchzuführen. Dadurch sollen folgende Ziele erreicht werden:

  • Die Freigabe von Terminen zur Buchung durch andere Systeme soll erleichtert werden, sodass möglichst wenig manueller Aufwand nötig ist.

  • Es soll verhindert werden, dass eine Pflege von parallelen Systemen (Terminverwaltung des 116117 Terminservices sowie das eigene TVS) notwendig ist.

  • Patienten sollen Termine über möglichst unterschiedliche Kanäle buchen können: direkter Kontakt zur Praxis / medizinischen Einrichtung, Terminservicestellen der KVen, Webseite www.116117.de, App 116117, Kollegenbuchung des 116117 Terminservice und Drittanbieter-Angebote.

Die einzelnen Endpunkte der Schnittstelle sind so konzipiert, dass nach einer ersten Konfiguration durch die Ärzte freie Terminslots mit wenigen Klicks bereitgestellt werden können. Nach dem Bereitstellen der Terminslots kann die weitere Verarbeitung und Synchronisation der Terminslots und -buchungen komplett automatisch erfolgen.


Initiale Synchronisation

Die initiale Synchronisation dient dazu, entweder initial oder nach längerer Zeit (bspw. aufgrund von Betriebsferien) alle für eine Praxis / medizinische Einrichtung relevanten Ressourcen bzw. Daten abzurufen. Hierzu zählen die in der Praxis / medizinischen Einrichtung tätigen Ärzte sowie Terminprofile, Terminslots und Terminbuchungen, die diese Praxis / medizinische Einrichtung betreffen.

Dazu muss das TVS des Arztes eine Anfrage auf die jeweiligen Ressourcen für die im TVS hinterlegte Praxis / medizinische Einrichtung an den 116117 Terminservice stellen. Dies kann als untergeordneter Prozess implementiert werden, sodass die Synchronisation im Hintergrund passiert und den alltäglichen Betrieb des Systems nicht negativ beeinflusst. Die Anfrage des TVS wird dann vom 116117 Terminservice validiert. Nach erfolgreicher Validierung erfolgt eine Bereitstellung der angefragten Ressourcen in der zurückgegebenen Antwort. Sollte die Validierung nicht erfolgreich sein, wird ein Fehler mit einer entsprechenden Meldung zurückgegeben.

Für die initiale synchronisation müssen auch Daten abgerufen werden, die sich eventuell seit Jahren nicht geändert haben und daher nicht bei der kontinuierlichen Synchronisation übertragen werden. Ein Beispiel hierfür sind Ärzte, die vor vielen Jahren in den 116117 Terminservice importiert wurden und deren Stammdaten sich seitdem nicht geändert haben.

Die folgende Grafik veranschaulicht den Ablauf der initialen Synchronisation mit dem 116117 Terminservice:

Terminsynchronisationsschnittstelle-Initiale_Synchronisation


Auf den folgenden Seiten finden sich nähere Informationen zu den Ressourcen, die bei der initialen Synchronisation abgerufen werden müssen:

Auf den folgenden Seiten finden sich weitere Details zu den einzelnen Abfragen der Ressourcen:


Kontinuierliche Synchronisation

Nach der initialen Synchronisation sollte das TVS in regelmäßigen Abständen alle Änderungen vom 116117 Terminservice abrufen. Im Gegensatz zur initialen Synchronisation bedarf es dazu nicht mehrerer Requests auf unterschiedliche Ressourcen. Es wurde eigens für diesen Anwendungsfall ein Provenance-Profil definiert, welches eine Änderung an einer Ressource (Arzt, Terminprofil, Terminslot oder Terminbuchung) abbildet. Das bedeutet, dass nur eine Abfrage der Provenance-Ressourcen notwendig ist, die Änderungen enthalten, die zeitlich nach dem letzten automatisierten Abruf vorgenommen wurden. Nähere Informationen zu den genannten Profilen finden sich auf den jeweiligen Seiten unter FHIR-Ressourcen.

Der Abstand zwischen den automatisierten Abrufversuchen kann beliebig gewählt werden, darf jedoch 5 Minuten nicht unterschreiten. Ein häufigeres Abrufen der Provenance-Ressourcen (bspw. durch einen manuellen Abruf) ist nicht erlaubt. Wird der aktuelle Status einer Ressource benötigt, bevor der nächste automatisierte Abruf der Provenance-Ressourcen geschieht, muss die gewünschte Ressource direkt abgerufen werden. Details zum Abrufen einzelner Ressourcen finden sich auf den jeweiligen Seiten unter Operationen und Interaktionen.

Die folgende Grafik veranschaulicht den Ablauf der kontinuierlichen Synchronisation:

Terminsynchronisationsschnittstelle-Aenderungen_abrufen


Nähere Informationen zur Provenance-Ressource sind unter Profil: Änderung (Provenance) zu finden.

Weitere Details zum Abruf der Provenance-Ressourcen sind unter Änderungen abrufen (Provenance Search) zu finden.


Bitte beachten: Die kontinuierliche Synchronisation mit dem 116117 Terminservice ermöglicht keine 100% synchrone Datenhaltung zwischen dem TVS und dem 116117 Terminservice. So kann es bspw. vorkommen, dass ein Terminslot kurz nach dem letzten Abruf der Provenance-Ressourcen durch ein Fremdsystem gebucht wurde. Dieser Terminslot wird im TVS dann so lange als frei angezeigt, bis der nächste Abruf der Provenance-Ressourcen erfolgt. Versucht das TVS diesen vermeintlich freien Terminslot in der Zwischenzeit zu buchen oder zu löschen, wird der 116117 Terminservice einen Fehler zurückgeben, um das TVS darüber zu informieren, dass der Terminslot bereits gebucht wurde. (Gebuchte Terminslots dürfen nicht gelöscht werden. Möchte das TVS einen solchen Terminslot dennoch löschen, muss das TVS die Terminbuchung zunächst absagen.)


Buchen eines Terminslots im 116117 Terminservice

Wenn ein Terminslot über den 116117 Terminservice gebucht wird, übernimmt der 116117 Terminservice die Kommunikation mit dem Patienten. Diese beinhaltet die Buchungsbestätigung (mit der Information, wann und wo der Termin stattfinden wird) und eine Terminerinnerung kurz vor dem Stattfinden des Termins sowie ggf. die Information über eine Absage des Termins durch die Praxis.

Für solche Termine muss daher KEINE Kommunikation mit dem Patienten durch das TVS erfolgen.


Markierung eines 116117 Termins in der Abrechnung

Der erweiterte Bewertungsausschuss nach § 87 Absatz 4 SGB V hat in seiner 79. Sitzung am 14. Dezember 2022 eine Änderung des einheitlichen Bewertungsmaßstabes (EBM) beschlossen. Basierend auf diesem Beschluss, müssen Praxen Termine, welche durch den 116117 Terminservice vermittelt wurden, entsprechend in der Abrechnung markieren.


Die folgende Tabelle beschreibt, wie die übermittelten Terminbuchungen einer Vermittlungs- bzw. Kontaktart im KVDT (Kassenärztliche Vereinigung-Datentransfer) zugeordnet werden können:

Vermittlungs- / Kontaktart im KVDT Mapping (fachlich) Mapping (technisch)
1 TSS-Terminfall Alle Termine, die über den 116117 Terminservice gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.extension:gebuchtDurch das Coding für TSS (Terminservicestellen) oder Patient (Patient) aus dem ValueSet Appointment_Booked_By enthalten.
2 TSS-Akutfall Alle Terminbuchungen, die mit der Dringlichkeit akut gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.priority.extension:gebuchteDringlichkeit das Coding für 709122007 (As soon as possible) aus dem ValueSet Urgency enthalten.
3 HA-Vermittlungsfall Alle Terminbuchungen, die durch einen Hausarzt gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.extension:gebuchtDurch das Coding HA (Hausarzt/-ärztin) aus dem ValueSet Appointment_Booked_By enthalten.
4 Offene Sprechstunde Kein Mapping vorhanden, da dies aktuell nicht durch den 116117 Terminservice angeboten wird.
6 TSS-Routine-Termin Alle Terminbuchungen, die mit der Dringlichkeit nicht dringend gebucht wurden. Alle Terminbuchungen, die im Feld Appointment.priority.extension:gebuchteDringlichkeit das Coding für 50811001 (Routine) aus dem ValueSet Urgency enthalten.

Weiterführende Informationen zur Terminvermittlung und zur Abrechnung sind auf der Webseite der KBV unter Terminvermittlung zu finden.