Sosiaalihuollon asiakastietovarannon metatiedot

Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettavan toimintakykytiedon metatiedot jakautuvat tallentavan järjestelmän tuottamiin metatietoihin ja asiakastietovarannon tuottamiin metatietoihin. Tallentavan järjestelmän tuottamat metatiedot on kuvattu taulukossa 1 Tallentavan järjestelmän tuottamat metatiedot. Sosiaalihuollon asiakastietovarannon tuottamat metatiedot on kuvattu taulukossa 2 Sosiaalihuollon asiakastietovarannon tuottamat metatiedot.

Taulukossa 1 kuvatut tallentavan järjestelmän tuottamat metatiedot ovat joko pakollisia (P), ehdollisesti pakollisia (eP) tai vapaaehtoisia (O). Pakollisuus tarkoittaa, että kyseinen metatieto on tuotettava toimintakykytiedoille. Pakollisen metatiedon puuttuminen estää toimintakykytiedon tallentamisen asiakastietovarantoon. Ehdollisesti pakolliset metatiedot ovat metatietoja, jotka ovat pakollisia tietyissä tilanteissa (esim. Asiakasasiakirja liittyy asiaan). Jos metatieto on ehdollisesti pakollinen, Pakollisuuden kuvaus kentässä on määritelty ehto, jonka mukaan pakollisuus vaaditaan. Vapaaehtoinen metatieto voidaan tarvittaessa tuottaa, mutta se ei ole edellytys tallennukselle Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon.

Taulukko 1 Tallentavan järjestelmän tuottamat metatiedot

Metatieto Metatiedon kuvaus sosiaalihuollon metatietomallissa Pakollisuus Pakollisuuden kuvaus FHIR-resurssi ja elementti Profiloinnissa käytetty laajennos Huomioita ja tarkennuksia
Yksilöintitunnus Pääresurssin yksilöivä tunnus. Yksilöintitunnuksena ilmoitetaan Observation-resurssissa ilmoitettu yksilöintitunnus Observation.id. P Provenance.target.reference Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.3 Identifiointitunnus
Erityissisältö Tieto siitä, sisältääkö yksittäinen asiakirja tietoja, joita ei näytetä asiakkaalle. Tieto tulee tuottaa jo kirjaamisvaiheessa käyttäen luokitusta AR/YDIN - Kyllä/EI/Määrittelemättä. "Kyllä" tarkoittaa, että asiakirjaa ei näytetä asiakkaalle OmaKannassa. Erityissisältö voidaan merkitä asiakkuus-, asiakas- tai asia-asiakirjalle. Mikäli asia-asiakirja merkitään erityissisältöiseksi, merkintä periytyy kaikille asiaan liitetyille asiakasasiakirjoille. P Provenance.extension provenanceSpecialContent
Asiakirjan näyttämisen viivästyttäminen Päivämäärä, josta alkaen asiakirja näytetään OmaKannassa. Viivästämistä käytetään, kun asiakirja tulee käsitellä ensin asiakkaan kanssa suullisesti. Ammattihenkilö päättää viivästämisen keston tapauskohtaisesti. Viivästää voidaan asiakas- tai asia-asiakirjan näyttämistä. Mikäli viivästetään asia-asiakirjan näyttämistä, viivästäminen periytyy kaikille asiaan liitetyille asiakasasiakirjoille. O Provenance.extension provenanceReleaseForPatientViewing
Perustelu asiakirjan viivästämiselle tai näyttämättä jättämiselle Perustelu asiakirjan viivästämiselle tai Erityissisältö -metatiedon asettamiselle, esiintyy ko. tietojen yhteydessä. Perustelun käyttö koskee Sosiaalihuollon asiakastietovarannon 2. käyttöönottovaiheessa asia-asiakirjoja, asiakkuusasiakirjoja, 2. tai myöhemmän vaiheen asiakasasiakirjoja ja kertomusmerkintöjä. Metatieto täytyy päivittää, jos viivästäminen tai erityissisältö -tietoja on päivitetty. Perustelu ilmoitetaan luokituksella Sosiaalihuolto - Perustelut asiakirjan näyttämisen rajaamiselle OmaKannassa. eP Pakollinen, kun asiakirjan näyttämistä OmaKannassa on rajoitettu (eritysisisältö, viivästäminen). Provenance.extension provenanceReleaseForPatientViewing
Huoltajaa koskeva luovutuskielto Ilmaisee, näytetäänkö asiakirja OmaKannassa alaikäisen huoltajalle vai ei. Luovutuskielto voidaan merkitä asiakkuus-, asia- tai asiakasasiakirjalle. Mikäli kielto tallennetaan asia-asiakirjalle, se periytyy kaikille asiaan liitetyille asiakasasiakirjoille. eP Pakollinen, jos henkilö on alle 18-vuotias. Poikkeuksena ovat yhteisen asian asiakirjat, joille huoltajalta kieltoa ei merkitä. Provenance.extension ProvenanceAuthorizationConsent
Tekstimuotoinen perustelu Tekstimuodossa kirjattu alaikäisen asiakkaan esittämä perustelu siitä, miksi hän pyytää että asiakirjaa ei luovuteta hänen huoltajalleen. jonka alaikäinen on esittänyt syynä tietojen luovuttamisen kieltämiseksi huoltajalle. Ehdollisesti pakollinen metatieto, johon kirjataan alaikäisen esittämä perustelu silloin, kun huoltajaa koskeva luotuvuskielto -luokituksesta on valittu arvo 2 tai 3. riippumatta siitä, onko alaikäisen pyyntöön suostuttu tai ei. Tekstimuodossa kirjattu perustelu asiakirjan viivästämiselle tai näyttämättä jättämiselle, jossa voidaan tarkentaa luokituksesta valittua luokkaa ja antaa siihen lisätietoja. Perusteluteksti saa olla enintään 500 merkkiä. eP Pakollinen, jos luokituksesta Sosiaalihuolto - Alaikäisen asiakkaan asiakastietojen luovuttaminen huoltajalle on valittu arvo 2 tai 3. Provenance.extension ProvenanceAuthorizationConsent
Perustelut tietojen luovuttamiselle lapsen kiellosta huolimatta Perustelu sille, miksi tiedot näytetään huoltajalle OmaKannassa lapsen pyynnöstä huolimatta. Ehdollisesti pakollinen metatieto, jota käytetään, kun metatiedon Huoltajaa koskeva luovutuskielto arvo on 3. eP Pakollinen, kun alaikäisen asiakkaan pyyntö kieltää asiakirjan luovuttaminen huoltajalle on hylätty. Provenance.extension ProvenanceAuthorizationConsent
Asiakastietojen rekisterinpitäjän yksilöintitunnus Rekisterinpidosta vastaavan rekisterinpitäjän yksilöivä OID-tunnus. Julkisessa sosiaalihuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palvelun järjestämisestä vastaava julkisen hallinnon organisaatio. Yksityisessä sosiaalipalvelussa rekisterinpitäjä on palveluntuottaja, jonka kanssa asiakas on tehnyt sopimuksen palvelun tuottamisesta. P Provenance.agent.who.organization Ilmoitetaan koodistolla THL - SOTE -organisaatiorekisteri (1.2.246.537.6.202.2008). Rekisterinpitäjänä ilmoitetaan organisaatiorekisterin toimintayksikkötasoinen organisaatio.
Asiakastietojen rekisterinpitäjän nimi Rekisterinpidosta vastaavan rekisterinpitäjän nimi tekstimuodossa, esim. Sodankylän perusturvalautakunta. O Provenance.agent.who.organization
Asiakirjan laatimisaika Ajankohta, jolloin asiakirja on valmistunut eikä siihen tehdä enää muutoksia. Jos asiakirja on koosteasiakirja, kuten asiakaskertomus, laatimisaika tarkoittaa asiakirjan muodostamisen ajankohtaa. Laatimisaika on asiakirjaversiokohtainen. Jos asiakirjasta tallennetaan uusi versio, sille tallennetaan oma laatimisaikansa. P Provenance.recorded Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Asiakirjan laatimisajankohta. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.2.1 Avattu/laadittu
Asiakirjan valmistumisen tila Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettavan asiakirjan tila. Tieto ilmoitetaan luokituksella eArkisto - Asiakirjan valmistumisen tila, jossa on määritelty sallitut arvot. P Provenance.extension status Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Asiakirjan tila. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.12 Tila.
Asiakirjan kieli Asiakirjan kieli, joka ilmaistaan kielikoodistolla. P Provenance.language Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Kieli. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.4 Kieli.
Palvelunjärjestäjän yksilöintitunnus Palvelunjärjestäjän yksilöivä OID-tunnus, joka ilmoitetaan luokituksella THL-SOTE-organisaatiorekisteri. Palvelunjärjestäjä on julkinen palvelunantaja, joka on vastuussa sosiaalipalvelun järjestämisestä. Yksityiset palvelunantajat, jotka tuottavat sosiaalihuollon palveluja suoraan asiakkaalle, ilmoittavat tässä rekisterinpitäjän yksilöintitunnuksen. P Provenance.agent.who.organization
Palvelunjärjestäjän nimi Palvelujärjestäjän nimi tekstimuodossa, esiintyy yhdessä palvelunjärjestäjän organisaatiokoodin kanssa. Yksityiset palvelunantajat, jotka tuottavat sosiaalipalveluja suoraan asiakkaalle, ilmoittavat tässä rekisterinpitäjän nimen. P Provenance.agent.who.organization
Palveluntuottajan yksilöintitunnus Palveluntuottajan yksilöivä OID-tunnus. Palveluntuottaja tuottaa sosiaalipalveluja asiakkaille joko palvelunjärjestäjän toimeksiannosta tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. eP Pakollinen toisen tai myöhemmän vaiheen asiakasasiakirjalle ja kertomusmerkinnälle, jos palveluprosessi on palveluntoteutus. Provenance.agent.who.organization.ServiceProducer
Palveluntuottajan nimi Palveluntuottajan nimi tekstimuodossa, esiintyy yhdessä palveluntuottajan organisaatiokoodin kanssa. eP Pakollinen toisen tai myöhemmän vaiheen asiakasasiakirjalle ja kertomusmerkinnälle, jos palveluprosessi on palveluntoteutus. Provenance.agent.who.organization.ServiceProducer
Alihankkijana toimivan palveluntuottajan yksilöintitunnus Alihankkijana toimivan palveluntuottajan yksilöivä OID-tunnus. Toimija, joka käytännössä antaa sosiaalipalvelut asiakkaalle palveluntuottajan toimeksiannosta ja vastaa kyseisiin sosiaalipalveluihin liittyvien asiakastietojen kirjaamisesta. eP Pakollinen, jos palveluprosessi on palveluntoteutus ja asiakirjan laatii alihankkijana toimiva palveluntuottaja. Provenance.agent.who.organization.xxx Alihankkijana toimivan palveluntuottajan agent-rakenteen nimi tarkennetaan syksyllä 2025.
Alihankkijana toimivan palveluntuottajan nimi Alihankkijana toimivan palveluntuottajan yksilöivä nimi tekstimuodossa, esiintyy yhdessä alihankkijana toimivan palveluntuottajan organisaatiokoodin kanssa. eP Pakollinen, jos palveluprosessi on palveluntoteutus ja asiakirjan laatii alihankkijana toimiva palveluntuottaja. Provenance.agent.who.organization.xxx Alihankkijana toimivan palveluntuottajan agent-rakenteen nimi tarkennetaan syksyllä 2025.
Palveluyksikkö Sosiaalihuollon palveluyksikön yksilöivä OID-tunnus, joka ilmoitetaan luokituksella THL-SOTE-organisaatiorekisteri. P Provenance.agent.who.organization.ServiceCenter
Palveluyksikön nimi Palveluyksikön nimi tekstimuodossa, esiintyy yhdessä palveluyksikön organisaatiokoodin kanssa. P Provenance.agent.who.organization.ServiceCenter
Asiakasasiakirjan tallentaneen ammattihenkilön etunimi Asiakasasiakirjan tallentaneen ammattihenkilön etunimi tai etunimet tekstimuodossa. P Provenance.agent.who.Practitioner Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.14.2 Henkilö.
Asiakasasiakirjan tallentaneen ammattihenkilön sukunimi Asiakasasiakirjan tallentaneen ammattihenkilön sukunimi tekstimuodossa. P Provenance.agent.who.Practitioner Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.14.2 Henkilö.
Asiakasasiakirjan tallentaneen ammattihenkilön rekisteröintinumero Asiakasasiakirjan tallentaneen ammattihenkilön yksilöintitunnus. P Provenance.agent.who.Practitioner
Asiakkaan henkilötunnus Asiakkaan virallinen henkilötunnus tai tilapäinen yksilöintitunnus. P Provenance.agent.who.Patient
Asiakkaan etunimet Asiakkaan etunimet virallisessa järjestyksessä. P Provenance.agent.who.Patient
Asiakkaan sukunimi Asiakkaan sukunimi virallisessa muodossa. P Provenance.agent.who.Patient
Asiakkaan sukupuoli Asiakkaan sukupuoli P Provenance.agent.who.Patient
Asiakkaan syntymäaika Asiakkaan syntymäaika muodossa vvvvkkpp. P Provenance.agent.who.Patient
Asiatunnus Sosiaalihuollon asian yksilöivä OID-tunnus. Jos 1. vaiheessa tallennettavalla ns. vanhalla asialla on aieimpi asiatunnus tai diaarinumero, asiakastietoa käsittelevä järjestelmä muodostaa OID-muodossa olevan asiatunnuksen sen pohjalta. P Provenance.extension encompassingEncounterId Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Asiatunnus. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.3 Identifiointitunnus.
Palveluprosessi Sosiaalihuollon luokiteltu palveluprosessin nimike (esim. asian vireilletulokäsittely), joka ilmoitetaan luokituksella Sosiaalihuolto - Sosiaalihuollon palveluprosessi. P Provenance.extension serviceProcess Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Käsittelyvaiheet ja toimenpiteet. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 5.3 Toimenpiteen nimeke.
Palvelutehtävä Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jossa asiakirja on syntynyt. Esimerkiksi lastensuojelu tai päihdehuolto. Asialla palvelutehtävä ei ole toisteinen metatieto. Kaikilla asiakasasiakirjoilla pitää olla luokituksen Sosiaalihuolto - Palvelutehtävä mukainen palvelutehtävä. Vanhat asiakasasiakirjat on lisäksi liitettävä alkuperäiseen palvelutehtävään, joka ilmoitetaan joko luokituksella Sosiaalihuolto - Palvelutehtävä 1989 tai Sosiaalihuolto - Palvelutehtävä 2011. P Provenance.extension functionCode Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Toimintaprosessin yksilöivä tieto. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.13 Tehtävä.
Sosiaalipalvelu Sosiaalihuollon palvelu, jonka antamiseen asiakirja liittyy. Tieto ilmoitetaan luokituksella Sosiaalihuolto - Sosiaalipalvelut. eP Pakollinen ensimmäisen vaiheen asiakasasiakirjalle, toisen tai myöhemmän vaiheen asiakasasiakirjalle ja kertomusmerkinnälle, jos palveluprosessi on palvelun toteutus TAI jos Sosiaalipalvelu on Turvakotipalvelu. Muille ensimmäisen vaiheen asiakasasiakirjille, toisen tai myöhemmän vaiheen asiakasasiakirjoille ja kertomusmerkinnöille tieto on valinnainen. Provenance.extension ServiceEvent
Yleinen asiakirjatyyppi Yleinen asiakirjatyyppi ilmoitetaan Sosiaalihuolto - Asiakasasiakirjatyyppi -luokituksen ylätason arvoilla. 1. vaiheen ja vanhoilla asiakasasiakirjoilla arvona voidaan käyttää myös Sosiaalihuolto -Asiakasasiakirjatyyppi 2016 -luokituksen koodeja. Asiakasasiakirjakirjatyyppejä ovat esimerkiksi hakemus, ilmoitus ja päätös. P Provenance.extension documentType Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Asiakirjatyyppi. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.15 Tyyppi.
Asiakirjan tarkennettu asiakirjatyyppi Tiettyyn yleiseen asiakirjatyyppiin pohjautuva asiakasasiakirjan tarkennettu tyyppi, joka ilmoitetaan luokituksella Sosiaalihuolto - Asiakasasiakirjatyyppi. Tarkennettu asiakirjatyyppi on samalla asiakirjan nimi, esim. iäkkäiden palvelujen hakemus. P Provenance.extension specificDocumentType Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Asiakirjan nimeke. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.7 Nimeke.

Taulukko 2. Sosiaalihuollon asiakastietovarannon tuottamat metatiedot

Metatieto Metatiedon kuvaus Huomioita ja tarkennuksia
Aktiivirekisterinpitäjän yksilöivä tunnus Toimintakykytiedon voimassa olevan rekisterinpitäjän yksilöivä tunnus Tuotetaan koodistolla THL - SOTE-organisaatiorekisteri (1.2.246.537.6.202.2008). Toimintakykytiedon tallennuksessa tallennettu rekisterinpitäjä säilyy Rekisterinpitäjän yksilöintitunnus -kentässä.
Aktiivirekisterinpitäjän nimi Toimintakykytiedon voimassa olevan rekisterinpitäjän nimi Vastaa aktiivirekisterinpitäjän yksilöivää tunnusta. Toimintakykytiedon tallennuksessa tallennettu rekisterinpitäjän nimi säilyy Rekisterinpitäjän nimi -kentässä.
Asiakastietojen luottamuksellisuus Sosiaalihuollon asiakkuuden, asian tai asiakasasiakirjan julkisuusluokka, joka ilmoitetaan luokituksella KanTa-Palvelut - Asiakirjan luottamuksellisuus. Käytettävä arvo on 'Sosiaalihuollon salassa pidettävä'. Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Julkisuus. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.6.1 Julkisuusluokka.
Asiakastietojen salassapitoperuste Lainkohta, johon asiakastietojen salassapito perustuu. Ehto: pakollinen salassapidettäville asiakastiedoille. Salassapitoperuste on vakioarvo "Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, 4 §". Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Julkisuus. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.6.4 Salassapitoperuste.
Asiakastietojen salassapitoaika Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat pysyvästi salassa pidettäviä. Salassapidon peruste on "Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, 4 §". Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Salassapitoaika. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.6.2 Salassapitoaika.
Henkilötietoja Kaikille asiakastiedoille määritellään vakioarvo 'SISÄLTÄÄ HENKILÖTIETOJA'. Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Henkilötietoja. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.6.7 Henkilötietoja.
Salassa pidettävän tiedon omistaja Henkilö, jolla on oikeus päättää salassapidettävien tietojen käsittelystä ja käytöstä. Kaikille asiakastiedoille määritellään vakioarvo "Rekisterinpitäjän määräämä viranhaltija". Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Roolit ja käyttöoikeudet. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.6.10.2 Rooli.
Käyttöoikeuden kuvaus Vakioarvo 'lukuoikeus asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin'. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.6.10.3 Kuvaus.
Asiakastietojen arkistointiaika Ajankohta, jolloin asiakastiedot on tallennettu Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon.
Asiakastietojen säilytysaika Aika, jonka ajan asiakastiedot säilytetään. Asiakastiedot näytetään hauissa ja ne luovutetaan säilytysajan ajan. Asiakirjan säilytysaika määräytyy asiakastietolain (703/2023) liitteen mukaan. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.11.1 Säilytysajan pituus.
Asiakastietojen säilytysajan peruste Peruste, johon asiakastietojen säilytysaika perustuu. Säilytysajan peruste on laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Säilytysaika. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.11.2 Säilytysajan peruste.
Asiakastietojen säilytysajan laskentaperuste Ajankohta, josta asiakastietojen säilytysaikaa aletaan laskea. Asiakirjan säilytysajan laskentaperuste määräytyy asiakastietolain (703/2023) liitteen mukaan.
Säilytysajan päättymisajankohta Ajankohta, jolloin asiakastiedon tai asiakirjan asiakastietolain mukainen säilytysaika päättyy. Tieto muodostaan seuraavasti: säilytysajan laskentaperuste + asiakirjan säilytysaika. Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Säilytysajan päättymisajankohta. Vastaa SÄHKE2-metatietoa 2.11.3 Säilytysajan päättymisajankohta.
Arkistoitava asiakastieto Tieto, joka kertoo onko asiakastieto arkistoitava lain tai päätöksen perusteella. Tieto saa arvon Kyllä/Ei. Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Arkistoitava.
Asiakastietojen arkistoinnin peruste Peruste, johon asiakastietojen arkistointi perustuu. Ehto: Tieto on pakollinen arkistoitaville asiakastiedoille, jätetään tyhjäksi tuhottaville asiakastiedoille. Arkistoinnin peruste on Kansallisarkiston päätös Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvä säilytys (AL/20064/07.01.01.03.01/2014). Vastaa Suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista metatietoa Arkistoitava.