Vermittlungscode

Gesetzliche Grundlage

Gesetzlich Krankenversicherte haben einen Anspruch auf eine Terminvermittlung durch den 116117 Terminservice, der in § 75 Absatz 1a Satz 3 Nummer 1 SGB V geregelt ist:

[Die Terminservicestelle hat] Versicherten innerhalb einer Woche einen Behandlungstermin bei einem Leistungserbringer nach § 95 Absatz 1 Satz 1 zu vermitteln,

Dabei ist zu berücksichtigen, dass § 75 Absatz 1a Satz 4 SGB V zwischen Vermittlungen mit Überweisung und Vermittlungen ohne Überweisung (überweisungsfreie) unterscheidet:

Für die Vermittlung von Behandlungsterminen bei einem Facharzt muss mit Ausnahme

  1. von Behandlungsterminen bei einem Augenarzt oder einem Frauenarzt [...]

eine Überweisung vorliegen [...].

Vermittlungen im Sinne des § 75 Absatz 1a SGB V werden mittels der vom 116117 Terminservice erzeugten Vermittlungscodes abgebildet.


Herkunft & Leistungsmerkmale

Herkunft

Vermittlungscodes werden ausschließlich vom 116117 Terminservice erzeugt. Es gibt neben den Dritten aber auch andere Systeme, die über den 116117 Terminservice Vermittlungscodes anfordern können, bspw. Praxisverwaltungssysteme (also Softwaresysteme, die in Praxen / medizinischen Einrichtungen zum Einsatz kommen).

Vermittlungscodes unterschiedlicher Systeme (Dritte, Praxisverwaltungssysteme o.a.) unterscheiden sich v.a. in ihrer Fachlichkeit voneinander. So können Systeme von Dritten nur Vermittlungscodes mit einer bestimmten Dringlichkeit (siehe Abschnitt Informationsgehalt: Dringlichkeit) und nur für überweisungsfreie Leistungsmerkmale (siehe Abschnitt Leistungsmerkmale) anfordern. Diese Einschränkungen gelten nicht für Praxisverwaltungssystem.


Leistungsmerkmale

Leistungsmerkmale geben an, für welche Leistungen ein Vermittlungscode gültig ist, d.h. bei welcher Art von (Fach-) Arzt mit diesem Vermittlungscode ein Termin gebucht werden kann. Ein Leistungsmerkmal repräsentiert dabei entweder eine Arztgruppe oder eine Fachgruppe nach Weiterbildungsordnung. Darüber hinaus werden Leistungsmerkmale wie folgt unterteilt:

  • überweisungsfrei
  • überweisungspflichtig

Überweisungsfreie Leistungsmerkmale erfordern keine ärztliche Überweisung zur Terminvereinbarung und inkludieren die Fachgruppen Augenärzte und Frauenärzte (siehe § 75 Absatz 1a Satz 4 Nummer 1 SGB V) sowie die Arztgruppen Hausärzte und Kinder- und Jugendärzte.

Alle anderen Leistungsmerkmale sind überweisungspflichtig und benötigen eine ärztliche Überweisung.


Hinweis für die Implementierung

Wenn ein Patient das System eines Dritten zur Terminsuche und -buchung nutzen möchte, muss demnach zwischen folgenden Fällen unterschieden werden:

  • Der Patient hat einen Vermittlungscode von seinem Arzt.

    → Der Dritte muss keinen Vermittlungscode anfordern.

  • Der Patient hat keine Überweisung oder eine Überweisung ohne Vermittlungscode und benötigt einen Termin bei einem Arzt, der zu einer überweisungsfreien Arzt- oder Fachgruppe zählt.

    → Der Dritte muss vor der Terminsuche einen Vermittlungscode anfordern.

  • Der Patient hat keine Überweisung oder eine Überweisung ohne Vermittlungscode und benötigt einen Termin bei einem Arzt, der nicht zu einer überweisungsfreien Arzt- oder Fachgruppe zählt.

    → Eine Terminsuche und -buchung ist über das System des Dritten nicht möglich.

Für den Fall, dass eine Überweisung von einem Arzt vorliegt, ist zu beachten, dass der zugehörige Vermittlungscode auch für überweisungspflichtige Leistungsmerkmale und für andere Dringlichkeiten (als ein Vermittlungscode, der von einem Dritten angefordert wurde) gelten kann. Diese müssen durch Dritte also ebenfalls implementiert werden.


Informationsgehalt

Die Informationen, die mit einem Vermittlungscode assoziiert und somit entscheidend für die Umsetzung des gesetzlichen Vermittlungsanspruch sind, werden im Folgenden näher erläutert.


Business-Identifier

Der Vermittlungscode selbst ist eine 12-stellige alphanumerische Zeichenfolge, die eine Vermittlung (gemäß des Gesetzestextes) eindeutig identifiziert. Erlaubt sind dabei alle Großbuchstaben (A-Z) und Zahlen (0-9) mit folgenden Ausnahmen, da diese Zeichen aufgrund der großen optischen Ähnlichkeit schnell miteinander verwechselt werden können: O und 0, I und 1 sowie E und 3

Ein Vermittlungscode, den man bspw. von einem Arzt bekommt, wird zur besseren Lesbarkeit an der 4. und 8. Stelle mit Bindestrichen getrennt (Bsp.: XN6P-F4HP-Z5KX). Die Empfehlung für Dritte ist daher, in der Benutzeroberfläche die Eingabe des Vermittlungscodes mit beiden Bindestrichen zuzulassen.


Dringlichkeit

Die Dringlichkeit repräsentiert den Zeitraum, in welchem ein Termin stattfinden sollte:

FHIR-Wert Bezeichnung im 116117 Terminservice Frist für die Vermittlung
asap akut 24 Stunden
urgent dringend 5 Wochen
routine nicht dringend 24 Wochen

Über die Terminschnittstelle für Dritte können nur Vermittlungscodes mit der Dringlichkeit dringend angefordert werden.


Status

Anhand des Status' eines Vermittlungscode ist erkennnbar, ob damit ein Termin reserviert, eine Terminbuchung durchgeführt oder ein gebuchter Termin wieder abgesagt wurde oder die Vermittlungsfrist (siehe Abschnitt Dringlichkeit) abgelaufen ist.


FHIR-Wert Bezeichnung im 116117 Terminservice Bedeutung
draft frei Der Vermittlungscode enthält aktuell keine Buchung.
active gebucht Der Vermittlungscode enthält aktuell eine Buchung.
on-hold reserviert Für den Vermittlungscode liegt aktuell nur eine Reservierung, aber noch keine Buchung vor.
revoked abgesagt Die zuletzt mit diesem Vermittlungscode durchgeführte Buchung wurde durch den Patienten, den Arzt oder die Terminservicestelle (TSS) abgesagt.
completed Vermittlungsfrist abgelaufen Die Frist für die Vermittlung durch den 116117 Terminservice ist für diesen Vermittlungscode abgelaufen oder der Patient hat das Limit an Terminabsagen überschritten (siehe Operation Terminbuchung absagen, Abschnitt Beschreibung und fachlicher Kontext).

Weitere Informationen zu den einzelnen Status finden sich unter Workflow.


Zeitpunkt der Statusänderung

Der Zeitpunkt der letzten Statusänderung gibt Auskunft darüber, wann sich der Status das letzte Mal geändert hat. Dies ist für Implementierende relevant, wenn Patienten über Statusänderungen (bspw. Terminabsagen durch den Arzt) informiert werden sollen.

Weitere Informationen dazu sind auf der Seite Workflow unter dem Punkt Benachrichtigung über Statusänderungen zu finden.


Leistungsmerkmalzuweisung

Bei der Leistungsmerkmalszuweisung wird aktuell zwischen gebunden und ungebunden unterschieden, da einem Vermittlungscode nicht zwangsweise ein oder mehrere Leistungsmerkmale zugeordnet sein müssen.

Das bedeutet, dass ein gebundener Vermittlungscode mit mindestens einem Leistungsmerkmal verknüpft ist und damit nur Terminslots gebucht werden können, an denen dieses oder (im Falle von mehreren Leistungsmerkmalen) mindestens eines dieser Leistungsmerkmale angeboten wird.

Ungebundene Vermittlungscodes haben keine Leistungsmale assoziiert und daher auch keine Einschränkung bei der Terminbuchung; d.h., mit einem ungebundenen Vermittlungscode kann jeder Terminslot gebucht werden.

Beim Anfordern eines Vermittlungscodes über die Terminschnittstelle für Dritte muss jedoch genau ein Leistungsmerkmal angegeben werden; über diese Schnittstelle können also keine ungebundenen Vermittlungscodes erstellt werden.


Abbildung in FHIR

Für den Vermittlungscode gibt es aufgrund der unterschiedlichen Anwendungsfälle zwei FHIR-Profile: eines basierend auf Identifier und eines basierend auf ServiceRequest.

Diese unterscheiden sich v.a. in ihrem Informationsgehalt voneinander:

  • Das Identifier-Profil enthält ausschließlich den Vermittlungscode selbst, also den Business-Identifier einer Vermittlung als 12-stellige alphanumerische Zeichenfolge.
  • Das ServiceRequest-Profil enthält zusätzlich auch noch alle zuvor genannten Informationen (Dringlichkeit, Status, Zeitpunkt der letzten Statusänderung und Leistungsmerkmalzuweisung).

Weitere Informationen dazu sind auf den verlinkten Seite zu den beiden Profilen zu finden.